Die ersten Schritte

Wie fange ich an?

Sie wollen Ihre Bücherei auf EDV umstellen und stehen ganz am Anfang.
Welches sind die ersten Schritte? Womit sollen Sie anfangen?
Da wären zunächst ein paar Überlegungen anzustellen und die entsprechenden Entscheidungen zu treffen:Wie groß ist das tägliche Ausleihvolumen? Oder spielt die Ausleihe gar keine Rolle? Davon abhängig: Brauchen Sie einen Barcode-Scanner oder geht es auch ohne? Reicht ein Arbeitsplatz oder brauchen Sie ein Mehrplatzsystem? Sollen die Leser und Leserinnen an einem offen zugänglichen Rechner recherchieren können? Haben Ihre Bücher schon ein eindeutiges Kriterium, also eine Mediennummer, die man eventuell übernehmen könnte? Wenn nein: Welches Nummernsystem soll verwendet werden? Verwenden Sie Leserausweise? Hat Ihre Bücherei eine Systematik? Welche Signaturen wollen Sie verwenden? Welche Anforderungen werden an die Statistik am Jahresende gestellt?

Barcode-Scanner

Wenn es sich bei Ihrer Bücherei um eine Leihbücherei mit nennenswertem Leihverkehr handelt, brauchen Sie ein rationelles Leihsystem. Da sollten Sie auch schon ab einer Größenordnung von tausend Medien den Barcode verwenden. Nur so sind lange Schlangen an der Theke zu vermeiden.
Barcode-Scanner sind in den letzten Jahren deutlich billiger geworden und sind als CCD-Scanner, die mit so genannten LED's arbeiten, für weniger als 100 Euro zu haben. Laser-Scanner, die einen Strichcode aus etwas größerem Abstand erfassen können, gibt es für ca. 250 Euro aufwärts. Die preisgünstigen CCD-Scanner haben sich in der Praxis gut bewährt und sind durchaus empfehlenswert. Machen Sie also Nägel mit Köpfen und entscheiden Sie sich für eine Scanner-Lösung! Damit steht einem Wachstum Ihrer Bibliothek nichts im Wege.
Die Entscheidung über ein Einzelplatz- oder Mehrplatzsystem müssen Sie nicht sofort treffen, denn ps-biblio wächst mit den Anforderungen. Sie können also gut mit einer Einzelplatzversion anfangen und diese bei Bedarf durch weitere Lizenzen aufstocken. Da aber heutzutage Netzwerke relativ leicht einzurichten sind, ist es sicher kein Fehler, gleich mit der Standardversion von ps-biblio einzusteigen, die drei Lizenzen enthält.



Der OPAC für die Benutzerrecherche

Diese Version brauchen Sie auf jeden Fall dann, wenn Sie einen eigenen Rechner abstellen wollen, an dem die Büchereibenutzer selbstständig in der Datenbank recherchieren können. Mit der Abkürzung OPAC für Online Public Access Catalog wird ein Recherche-Instrument bezeichnet, mit dessen Hilfe Büchereibesucher selbstständig nach Buchtiteln suchen können. Einen solchen OPAC wird es demnächst auch als Ergänzung zu ps-biblio geben. Dann kann Ihre Kundschaft nach allen Regeln der Kunst in der Mediendatei stöbern, ohne den Datenbestand zu beschädigen. Die Leser können allerdings Vormerkungen vornehmen und von ihnen ausgeliehene Titel auf Wunsch auch selbstständig verlängern.
In der Zwischenzeit, bis dieser OPAC fertiggestellt ist, können Sie sich mit einem Kunstgriff behelfen. Sie wissen, dass ohne Anmeldung nur ein beschränkter Zugriff auf die Programmfunktionen möglich ist. Wir haben nun die Recherche-Funktion freigegeben, auch wenn keine Anmeldung erfolgt ist. Wenn Sie also die Anmeldenamen mit zugehörigen Passwörtern geheim halten, können Sie Ihre Büchereibenutzer mit der Originalversion von ps-biblio recherchieren lassen.

Mit oder ohne Prüfziffer?

Ein Büchereiverwaltungsprogramm braucht ein eindeutiges Kriterium für jedes Medium. Bei ps-biblio ist das die achtstellige Mediennummer. Wenn Sie bisher schon Nummern verwenden, können diese eventuell übernommen werden. Sollten Ihre Nummern weniger als acht Stellen haben, könnte man diese vorne mit Nullen auffüllen. Man müsste in diesem Fall aber die Prüfziffer-Funktion in ps-biblio ausschalten.
Besser und sicherer ist es, wenn Sie ein System mit Prüfziffern wählen, wie es von ps-biblio standardmäßig verwendet wird. Hier kann das Programm Fehleingaben erkennen und abfangen. Die achtstelligen Nummern werden vom Programm erzeugt und sind dann mit einer Prüfziffer versehen. Einer der ersten Schritte würde dann darin bestehen, eine entsprechende Anzahl von Mediennummern zu erzeugen und diese auf Etiketten als Strichcode ausdrucken zu lassen. Hierzu sollten Sie einen Laserdrucker verwenden, weil die Strichcodes von Tintenstrahldruckern nicht beständig genug sind.
Dann versehen Sie alle Medien mit diesen Barcodelabels. Sie können die Etiketten in das Buch (Innendeckel vorne oder hinten) oder auf den Buchrücken kleben. Im ersten Fall kann auf eine Schutzfolie unter Umständen verzichtet werden. Auf dem Buchrücken muss das Etikett dagegen mit einem Klebestreifen geschützt werden.
Sollten Sie in der glücklichen Lage sein, dass alle Mediendaten schon digital vorliegen, dann wäre zu empfehlen, dass Sie auf die Etiketten Autor und Titel drucken. Das ist besonders dann wichtig, wenn eventuell schon vorhandene Mediennummern übernommen werden sollen, denn dann können die Etiketten ja nicht wahllos in die Bücher geklebt werden, sondern müssen einem bestimmten Buch exakt zugeordnet werden. Die entsprechenden Druckvorlagen sind in ps-biblio schon vorhanden.

Systematik und Signaturen

Ohne Systematik ist die Orientierung in einer Bibliothek so gut wie unmöglich. Deshalb sollten Sie sich von Anfang an Gedanken über eine zweckmäßige Systematik machen. Leider gibt es keine einheitliche Systematik für alle Büchereien - und diese kann es wegen der unterschiedlichen Anforderungen auch nicht geben. Am verbreitetsten ist wohl die Allgemeine Systematik für Büchereien (ASB). Sie ist in vielen öffentlichen Büchereien im Einsatz. Für Schulbibliotheken ist sie allerdings nicht so gut geeignet, weil hier die Anordnung der Bücher nach Fächern üblich ist.
In ps-biblio ist derzeit keine eigene Systematik integriert, Sie können aber selbstverständlich jede vorhandene Systematik verwenden, Sie müssen diese allerdings verfügbar haben. Mittelfristig wollen wir diverse Systematiken anbieten, die Ihnen aus dem Programm heraus die Auswahl und die Festlegung ermöglichen.
Die Systematik hat ihren Platz im Signaturenfeld der Medienkartei, das zu den Schlüsselfeldern gehört, nach denen die Mediendatei sortiert werden kann. Auf der Grundlage der Signaturen können Sie Rückenschilder für den Buchrücken drucken. Diese Etiketten müssen immer mit einer Schutzfolie überzogen werden, um ein Ablösen zu verhindern.

Grundeinstellungen vornehmen

Wenn Sie für die Grundüberlegungen eine für Sie passende Lösung gefunden haben, geht es an das Anpassen von PS-BIBLIO an Ihre Bedürfnisse.

·	Legen Sie fest, an welchen Tagen Ihre Bibliothek geschlossen ist: Schließtage

·	Passen Sie die Ausleihgebühren und Ausleihzeiträume an: Mediencodes

·	Wenn Sie einen Quittungsdrucker besitzen, schließen Sie ihn an und machen Sie einen Probedruck: Quittungsdruck

·	Passen Sie die Mahnvorlagen an Ihre Bedürfnisse an (z.B. Adressänderungen)

·	Ändern Sie die E-Mail-Texte

·	Passen Sie die Leihlisten an

Datenerfassung

Sind diese Vorkehrungen getroffen, können wir nun an die Datenerfassung gehen:

·	Löschen Sie zunächst die Spieldaten

·	Möchten Sie von der Version 3.0 auf die Version 4.0 umstellen, dann benutzen Sie bitte den Umstellungsassistenten

·	Stellen Sie von einem anderen System auf PS-BIBLIO um, kann Ihnen der Import-Assistent weiterhelfen

·	Sind Sie "EDV-Neuling" mit Ihrer Bibliothek, können Sie die Mediendaten bequem mit der Online-Katalogisierung erfassen

·	Alternativ können Sie auch die manuelle Dateneingabe in der Medienkartei erledigen

·	Erfassen Sie nun mit der Benutzerkartei Ihre Benutzer oder nehmen Sie auch hier den Import-Assistenten

Viel Spaß bei der Arbeit mit PS-BIBLIO!