Auf dem ersten Registerblatt stehen die wichtigen Kenndaten eines Mediums. Die Mediennummer ist programmintern das wichtigste Merkmal eines Mediums. Sie darf auf keinen Fall doppelt in der Datei vorkommen, worüber das Programm selbst wacht. Die Mediennummer wird vom Programm vorgeschlagen, indem von der zuletzt vergebenen Nummer hochgezählt wird. Sollten Sie vorbereitete Etiketten haben, können Sie natürlich von dort die Nummer einscannen und somit den Vorschlag überschreiben.
Was für das Programm die Mediennummer, ist für den Buchhandel die ISBN. Damit wird jeder Buchtitel eindeutig identifiziert. Da in der ISBN auch die Verlagsnummer enthalten ist, kann Ihnen ps-biblio die Annehmlichkeit bieten, dass Verlagsort und Verlag automatisch eingetragen werden, sobald die ISBN erfasst wurde. Dies geschieht jedoch nur, wenn das Feld <Verlag> leer ist. Sollten Sie also die ISBN bei der Datenerfassung korrigieren müssen, so löschen Sie gegebenenfalls zuvor den Verlag, damit er automatisiert neu eingetragen werden kann.
Im Internet haben Sie es sicher schon schätzen gelernt, wenn zu einem Buchtitel oder einer CD auch eine Abbildung angezeigt wird. Diesen Komfort kann Ihnen auch ps-biblio bieten. Wenn Sie über digitale Fotos der Medien verfügen, legen Sie diese bitte im Verzeichnis "psbib40\Datenbanken\Medienfotos" ab. Die Grafiken müssen das JPG-Format haben und sollten etwa 100 x 144 Pixel bzw. 3,5 x 5 cm bzw. 1,4 x 2 Inch/Zoll groß sein. Als Dateinamen wählen Sie die Mediennummer, gefolgt von einem Punkt und der Erweiterung "jpg".
Auf dem zweiten Registerblatt stehen zusätzliche Daten, die für die Büchereiverwaltung relevant sind. Als Zugangsdatum wird bei der Datenerfassung das aktuelle Datum automatisch eingetragen. Um Schlagwörter zu erfassen, klicken Sie auf den Schalter <Ändern>.
Geben Sie jeweils nur ein Schlagwort ein und drücken Sie danch <Enter>. Wenn alle Schlagwörter eingegeben sind, klicken Sie auf <Schließen>. Wenn Sie den Pfeil rechts vom Eingabefeld anklicken, erscheint eine Liste mit allen im Programm bereits eingegebenen Schlagwörtern. Ein <Pfeil nach unten> bei der Eingabe sucht Schlagwort, das der bisherigen Eingabe am nächsten kommt.
Hier können Sie sich die Eingabe durch Auswahl eines bereits vorhandenen Schlagworts erleichtern. Mit dem Schalter <Erweitert> öffnen Sie eine Liste aller zu diesem Titel eingegebenen Schlagwörter.
Das dritte Registerblatt erfordert einigen Aufwand bei der Eingabe, ist dann aber auch sehr hilfreich bei der Beratung Ihrer Leser sowie bei der selbstständigen Benutzer-Recherche. Selbstverständlich können Sie vorhandene Texte unter Verwendung der Windows-Zwischenablage einfügen. Sehr bequem kommen Sie auch durch den MAB-Import an Inhaltsangaben und Kurzbeschreibungen.