Es hat sich bewährt, die Mediennummern mit der zweistelligen Jahreszahl beginnen zu lassen, so dass Sie später aus der Mediennummer den Zeitpunkt der Anschaffung ablesen können. Dabei ist es nicht empfehlenswert, hinter den Jahrtausendwechsel zurückzugehen, weil der Computer bei der Sortierung die Zahlen 00 und 01 vor den Zahlen 98 und 99 einordnet. Das hätte zur Folge, dass man nicht ‚unten' die jeweils höchste Nummer abgreifen kann.
Als Abhilfe könnten Sie eine 'Jahrhundertkennziffer' einführen. Alle Medien, die vor dem Jahr 2000 angeschafft wurden, erhalten eine 1, alle späteren eine 2 als führende Ziffer. Daran schließen sich die zwei Ziffern des jeweiligen Jahres an. Dadurch würde allerdings die Anzahl möglicher Nummern pro Jahrgang eingeschränkt, so dass wir diese Lösung nach Möglichkeit vermeiden sollten. Wenn Sie also keine zwingenden Gründe sehen, Altbestände mit ihrem originalen Anschaffungsjahr zu kennzeichnen, sollten Sie jetzt nach der Jahrtausendwende generell bei 00 bzw. beim aktuellen Jahr anfangen. Damit ergeben sich für das Jahr 2004 folgende Nummern:
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04000013
04000021 04000048 04000056 |
04000064
04000072 04000080 04000099 |
04000102
04000110 04000129 04000137 |
04000145
04000153 04000161 04000188 |
Sie werden sich vielleicht wundern, warum die Nummern nicht linear ansteigen. Das liegt an der Prüfziffer. Wenn Sie diese abstreichen, erkennen Sie eine fortlaufende Nummerierung, die allerdings Lücken aufweist.
Sie sehen an dieser Zahlenreihe, dass die Zahlen 3 und 17 weggefallen sind. Das liegt daran, dass manche Nummern nach dem Modulo-11-Verfahren eine zweistellige Prüfziffer liefern. Da aber nur eine Stelle verfügbar ist, fallen solche Nummern weg.
Wenn wir vorne zwei Stellen für die Jahreszahl abziehen und die Prüfziffer unberücksichtigt lassen, bleiben noch fünf Stellen für die fortlaufende Nummerierung. Damit könnten Sie pro Jahr ca. 90.000 Medien erfassen - und das sollte eigentlich genügen.
Die Benutzernummern sind sechsstellig und könnten z.B. mit einer Kennziffer, an der die Zweigstelle erkennbar ist, beginnen (so in Sindelfingen üblich). Die letzte Ziffer ist auch hier eine Prüfziffer, die vom Programm automatisch erzeugt und kontrolliert wird. Es bleiben also bei der Benutzernummer noch mindestens vier Ziffern übrig. Achten Sie darauf, dass die Nummern immer ansteigen, damit die automatische Generierung von Nummern funktioniert.
Im Jahr 2005 beginnen die Mediennummern bei 05000017, im Jahr 2006 bei 06000010 usw. Erzeugen Sie die Nummern bitte immer mit dem Nummerngenerator von ps-biblio, dann werden sie automatisch mit der richtigen Prüfziffer versehen.