Gefahren lauern an vielen Ecken: Die Festplatte kann plötzlich den Geist aufgeben, der PC kann gestohlen werden, in der Bücherei kann ein Brand ausbrechen, jemand könnte versehentlich oder mutwillig die Daten löschen und unter ungünstigen Umständen kann auch durch Fehleingaben im Programm selbst Datenmüll entstehen.
Deshalb der ganz dringende Appell:
| · | Sichern Sie regelmäßig!
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| · | Bewahren Sie die gesicherten Daten an einem anderen Ort auf!
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| · | Entwerfen Sie ein Sicherungskonzept und halten Sie sich daran!
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Von der Programmseite her haben wir die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass ein Datenverlust Ihre Bücherei nicht ruiniert. Im Ideal- und hoffentlich Normalfall holen Sie Ihre Sicherungsmedien hervor und restaurieren das gesamte System mit wenigen Handgriffen.
Was muss alles gesichert werden?
Das Programm selbst sollte auf CD-ROM sicher aufbewahrt werden. Sollte dann die Programm-CD doch einmal abhanden kommen, so kann dieser Verlust durch paidosoft gegen eine geringe Gebühr wieder ausgeglichen werden.
Viele Computer können heutzutage CDs oder sogar DVDs brennen. Gewöhnen Sie sich deshalb an, einmal am Jahresende während der Jahresabschlussarbeiten eine Komplettsicherung auf CD anzulegen.
Am wichtigsten jedoch ist die Sicherung der täglich anfallenden beweglichen Daten. Dazu gehört in erster Linie die Ausleihdatei (ausleih.dbf), denn nur sie weiß, welches Medium an welchen Benutzer ausgeliehen wurde. Auch die Mediendatei (medien.dbf) und die Benutzerdatei (benutzer.dbf) verändern sich bei jeder Ausleihe, denn dabei werden die Ausleihzähler verändert. Seltener ändert sich das Bücherei-Team, das in der Systemdatei (sysdata.dbf) gespeichert ist. Auch die übrigen Datenbanken (Einstellungen, Schließtage, Schlagwörter usw.) werden sich nur in größeren Intervallen ändern.
Sichern sollten Sie auch die Fotos der Benutzer und der Medien, falls Sie mit diesem Merkmal arbeiten. Schließlich gehören zu den beweglichen Daten auch die Druckvorlagen für Listen, Etiketten und Ausweise sowie die Statistikdateien.
Wir haben in ps-biblio ein Sicherungskonzept implementiert, das einfach und sicher zugleich ist. Dank der eingebauten Kompression empfiehlt sich eine Sicherung aller Datenbanken in einem einzigen Schritt. Diese Daten passen in der Regel auf eine einzige Diskette und ganz sicher auf einen Memory-Stick. In einem größeren Netzwerk sollten die Daten auf dem Server abgelegt werden, der in der Nacht automatisch alles auf Band sichert. Bedenken Sie aber auch hier, dass unter unglücklichen Umständen ein ganzes Gebäude samt Server und Aufbewahrungsschränken abbrennen kann. Auch in diesem Fall sollten Sie auf halbwegs aktuelle Sicherungsmedien zurückgreifen können.
Hier nun das Sicherungskonzept, wie Sie es im Menü <Dienste><Sichern> vorfinden:
Im ersten von drei Schritten entscheiden Sie, welche Dateien gesichert werden sollen. Die drei Farben Rot, Gelb und Grün signalisieren ungefähr die Dringlichkeit einer Datensicherung. Höchste Priorität haben die Datenbanken, die in sich zwar auch wieder mehr oder weniger dringlich sind, die zu sichern aber keinen allzu großen Aufwand erfordert. Gerade dBASE-Dateien lassen sich sehr gut komprimieren, so dass im Endeffekt relativ kleine Dateien entstehen. Für eine Tagessicherung klicken Sie einfach auf das rote Quadrat, um alle Datenbanken für die Sicherung auszuwählen. Hier im Bild ist das bereits geschehen.
Im zweiten Schritt legen Sie fest, wo die Sicherungsdatei abgelegt werden soll. Im einfachsten Fall ist das eine Diskette im Laufwerk A: Ihres Computers. Am besten legen Sie sich einen Wochensatz Disketten an und speichern jeden Ausleihtag auf eine eigene Diskette. Nach Ablauf einer Woche beginnen Sie wieder von vorn und überschreiben damit die Daten der Vorwoche. Sie erlauben dem Programm das Überschreiben der älteren Daten, indem Sie bei <vorhandene Dateien im Zielverzeichnis löschen> ein Häkchen setzen.
Im letzten Schritt prüfen Sie noch einmal Ihre Einstellungen und starten den Sicherungsvorgang mit einem Klick auf <Starten>. Warten Sie ab, bis die Daten auf der Diskette gespeichert sind, nehmen Sie diese dann aus dem Laufwerk und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf.
Wenn alles geklappt hat, meldet das Programm nach getaner Arbeit den Vollzug der Sicherung.
Wiederherstellen einer Sicherung