Starten Sie den Mahnassistent. Es werden alle Mahnfälle und Vormerk-Benachrichtigungen aufgelistet. Die erste Seite dient lediglich der Anzeige. Klicken Sie auf <Weiter>.
Es erscheint nun folgende Auswahl:
Wählen Sie nun alle Mahnfälle aus, die Sie nun tatsächlich mahnen möchten. In der Regel sind das alle, also betätigen Sie bitte ">>". In manchen Bibliotheken aber kennen die Bibliothekare so manchen Benutzer persönlich und können sie im Mahnfall telefonisch benachrichtigen - dann nämlich können diese hier außer Acht gelassen werden und müssen nicht übernommen werden.
Mit <Weiter> geht es schon zum Generieren der Mahnungen. Bevor Sie <Starten> betätigen, können Sie noch Einstellungen zu den Druckvorlagen und Mahntexten vornehmen oder eine Mahnübersicht aller ausgewählter Mahnfälle drucken.
Betätigen Sie dort also einfach <Starten> und schon werden die Briefe und E-Mails generiert. Es öffnet sich nun automatisch die Druckvorschau - sofern Briefe generiert wurden:
Betätigen Sie das Druckersymbol und folgen Sie den Anweisungen, um die Mahnungen auszudrucken.
Schließen Sie dann die Vorschau.
Sind E-Mails im Postausgang, erscheinen Sie nun in der folgenden Anzeige:
Das Häkchen "E-Mail-Assistent starten" ist nur angeklickt, wenn sich E-Mails im Postausgang befinden.
Ist es aktiviert, wird beim betätigen von <Weiter> der E-Mail-Assistent automatisch gestartet. Deaktivieren Sie diese Option, müssen Sie evtl. vorhandene E-Mails später selbst versenden (<Dienste><E-Mail-Assistent>).
<Weiter> öffnet ansonsten den E-Mail-Assistenten:
Ist der E-Mail-Assistent richtig konfiguriert, können Sie auf "Alle senden" klicken und die Übertragung beginnt.
Schließen Sie darauf den Assistenten.
Der Mahnassistent erscheint nun wieder mit der letzten Registerkarte:
Unsere säumigen Ausleiher sollen beim nächsten Start des Mahnassistenten nicht mehr in der Liste auftauchen. Schließlich haben wir ja die Briefe gedruckt und E-Mails versendet. Zumindest sollen sie solange nicht mehr im Assistenten auftauchen, bis sie in die nächste Mahnstufe "rutschen" - und das dauert eben ein paar Tage.
Im Idealfall bringen die Benutzer ihre säumigen Medien aber nach der Mahnung zurück und der Mahnfall ist abgeschlossen.
Um PS-BIBLIO mitzuteilen, dass Sie Ihre Benutzer gemahnt haben, muss das Häkchen hier aktiviert bleiben. Da der Versand von Briefen Geld kostet, wird nun den Benutzern auch dieser Betrag in Rechnung gestellt und vom virtuellen Kontostand abgezogen. Vorausgesetzt, Sie haben das eingestellt.
Hierbei handelt es sich lediglich um die Pauschale für einen Brief oder eine E-Mail. Tageweise Säumnis-Gebühren werden erst bei der Rückgabe berechnet. Dann erst wissen wir, wie lange ein Medium überfällig war.
Hat das Drucken der Briefe oder das Senden der E-Mails nicht funktioniert, sollten Sie hier das Häkchen deaktivieren.
Es werden somit keine Gebühren berechnet und die Mahnstufen nicht erhöht. Zum experimentieren empfehlen wir Ihnen diese Einstellung.
Bleibt das Häkchen aktiviert, sind wir nach dem Betätigen von <Fertigstellen> am Ende angelangt:
Alle säumigen Medien erhalten nun programmintern einen Vermerk, dass sie am heutigen Tag in der Mahnstufe X gemahnt wurden. Rufen Sie den Mahnassistenten nach überschreiten der nächsten Rückgabefrist auf, erscheint das Medium nun eine Stufe höher, also anstatt gelb nun orange.
Was tun, wenn ein Ausleiher ein Medium nicht mehr zurückbringt?
Damit ein Medium nicht endlos als roter Mahnfall im Mahnassistenten herumgeistert, können Sie die Rückgabe des Mediums manuell vornehmen. Es taucht dann nicht mehr in der Anzeige auf.
Da das Medium ja nun verloren ist, sollten Sie es auch in der Medienkartei löschen.